Du kannst Kolleginnen und Kollegen ein eigenes Login für dein Konto geben. So arbeitet jeder unter seinem eigenen Namen, und niemand muss ein Passwort teilen. Jede Person bekommt eine Rolle. Sie entscheidet, was die Person sehen darf und – bei Mitarbeitern – an welchen Standorten sie arbeitet.
Die Seite „Team“
Wo du sie findest
Unter Einstellungen › Unternehmenseinstellungen › Team. Nur Teammitglieder mit der Rolle Inhaber können diese Seite sehen und nutzen.
Was du siehst
Jedes Teammitglied hat eine Karte mit Namen, E-Mail und Rolle – Inhaber oder Mitarbeiter. Details anzeigen öffnet die Standorte, die der Person zugewiesen sind. Deine eigene Karte ist zusätzlich mit „Sie“ markiert. Wurde jemand ohne Namen angelegt, steht dort Kein Name.
Ein Teammitglied hinzufügen
So geht’s
- Klick auf die gestrichelte Karte mit dem Pluszeichen – sie steht ganz vorn im Raster. Es öffnet sich Teammitglied hinzufügen.
- Trag Vollständiger Name und E-Mail ein.
- Wähle die Rolle (siehe Die richtige Rolle wählen).
- Bei der Rolle Mitarbeiter: Wähle die Standorte aus.
- Wähle die Sprache.
- Klick auf Speichern.
Du siehst „Teammitglied erfolgreich hinzugefügt“, und die neue Karte erscheint.
Die E-Mail-Adresse
Nimm eine Adresse, die die Person wirklich liest: Darüber bekommt sie ihre Einladung und meldet sich an.
Wichtig: Die E-Mail-Adresse lässt sich später nicht mehr ändern. Im Bearbeiten-Fenster ist sie ausgegraut mit dem Hinweis „E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden“. Prüf sie also gleich beim ersten Mal.
Die Rolle
Der Info-Hinweis am Feld fasst es zusammen: Inhaber haben vollen Zugriff auf alle Funktionen, Einstellungen und Standorte. Mitarbeiter sehen nur die Standorte, die du ihnen zuweist, und keine Unternehmenseinstellungen.
Das Feld steht von Anfang an auf Inhaber. Stell es bewusst um, wenn du einen Mitarbeiter anlegst.
Die Sprache
Die gewählte Sprache gilt für die Benachrichtigungs-E-Mails an diese Person und für die Oberfläche des Tools. Zur Auswahl stehen viele Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch und Arabisch.
Die richtige Rolle wählen
Was ein Inhaber kann
Ein Inhaber sieht alles: jeden Standort und dazu die Seiten für das ganze Konto – Standorte, Team, Automatisieren und Abrechnung. Er kann Teammitglieder hinzufügen und entfernen und Mitarbeiter bearbeiten. Neue Standorte werden automatisch jedem Inhaber zugeordnet.
Was ein Mitarbeiter kann
Ein Mitarbeiter sieht nur die Standorte, die du ihm zuweist. Dort nutzt er alle Seiten für den Alltag und die Standorteinstellungen – Integrationen, Grenzen, Verlauf, Benachrichtigungen – sowie seine eigene Seite Konto. Die Seiten für das ganze Konto sind für ihn ausgeblendet. Die Teamliste und deine Abrechnung sieht er also nicht.
Inhaber sparsam vergeben
Gib die Rolle Inhaber nur Personen, die wirklich das ganze Konto brauchen. Alle anderen werden Mitarbeiter.
Gut zu wissen: Die Angaben eines Inhabers lassen sich auf der Team-Seite gar nicht mehr bearbeiten. Überleg dir die Rolle deshalb gut.
Standorte zuweisen
Nur für Mitarbeiter
Das Feld Standorte auswählen erscheint nur bei der Rolle Mitarbeiter. Inhaber haben immer alle Standorte, da gibt es nichts zu wählen.
Die Standorte auswählen
Setz ein Häkchen bei jedem Standort, auf den die Person zugreifen soll. Bei vielen Standorten hilft das Feld Standorte nach Namen suchen. Mindestens ein Standort muss ausgewählt sein, sonst siehst du beim Speichern „Mindestens ein Standort muss für die Rolle Mitarbeiter ausgewählt werden“.
Den Zugriff später ändern
Öffne die Karte eines Mitarbeiters wieder. Unter Teammitglied bearbeiten änderst du jederzeit Name, Rolle, Sprache und zugewiesene Standorte.
Die Einladung
Die Begrüßungs-E-Mail
Der Schalter Begrüßungs-E-Mail senden ist von Anfang an eingeschaltet. Das neue Teammitglied bekommt dann eine E-Mail mit einer Anleitung und einem Link, der es direkt anmeldet.
Der Link gilt nur kurz
Wichtig: Der Link in der Begrüßungs-E-Mail läuft 10 Minuten nach dem Versand ab. Öffnet die Person die E-Mail später, funktioniert er nicht mehr. Dann hilft der Einladungslink (siehe unten).
Den Einladungslink selbst weitergeben
Du kannst die Begrüßungs-E-Mail auch ausschalten und den Link selbst weitergeben. Das ist auch die Lösung, wenn die Begrüßungs-E-Mail abgelaufen ist:
- Klick auf der Karte des Teammitglieds auf Einladungslink kopieren.
- Du siehst „Login-Link in die Zwischenablage kopiert“.
- Schick den Link auf dem Weg, der dir passt, zum Beispiel per Messenger.
Dieser Link bleibt 30 Tage gültig.
Kein erneutes Senden
Die Begrüßungs-E-Mail lässt sich nicht noch einmal verschicken. Ist die Einladung abgelaufen, kopierst du einfach den Einladungslink von der Karte und schickst ihn.
Das Passwort
Neue Teammitglieder haben anfangs kein Passwort. Sie melden sich über den Link an und legen dann eins fest. Ab da melden sie sich ganz normal an und können ihr Passwort bei Bedarf wie gewohnt zurücksetzen.
Ein Teammitglied entfernen
So löschst du jemanden
Die Löschfunktion auf der Karte öffnet Teammitglied löschen. Setz das Häkchen bei „Ich bestätige, dass ich dieses Teammitglied löschen möchte.“ und bestätige. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Was nicht geht
Du kannst dich nicht selbst löschen. Und den einzigen Inhaber des Kontos kannst du auch nicht löschen – es muss immer mindestens einen geben.
Gut zu wissen
Teammitglieder kosten nichts extra
Du kannst beliebig viele Teammitglieder hinzufügen. Sie zählen nicht gegen die Limits deines Tarifs – gezählt werden nur Standorte.
Benachrichtigungen gehen an den Standort, nicht an jeden
Benachrichtigungs-E-Mails werden nicht an jedes Teammitglied einzeln geschickt. Jeder Standort hat eine eigene Benachrichtigungsadresse, die du auf seiner Seite Benachrichtigungen einstellst (siehe Benachrichtigungen). Push-Mitteilungen in der mobilen App bekommt dagegen jedes Teammitglied, das Zugriff auf den Standort hat und in der App angemeldet ist.