Kunden um Bewertungen bitten (E-Mail, SMS, WhatsApp)

Du kannst deinen Bewertungslink von Hand weitergeben. Bequemer ist es, wenn Reputation Uplift die Anfragen für dich per E-Mail, SMS oder WhatsApp verschickt – so bekommst du mehr Bewertungen, ohne jedem Kunden hinterherzulaufen.

Alles dazu findest du unter Reputation in der Gruppe Anfragen: Link, Senden, Vorlagen, Kontakte, Automatisches Senden und Opt-In.

Gut zu wissen: Bewertungsanfragen per E-Mail, SMS oder WhatsApp gelten rechtlich als Werbung. Am sichersten ist eine Einwilligung deiner Kunden, zum Beispiel per Häkchen bei der Terminbuchung oder über deine Opt-in-Seite. Ohne Einwilligung funktionieren QR-Code und Aufsteller vor Ort. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Hinweis nicht.

Drei Wege zur Bewertung

Den Link selbst weitergeben

Ganz ohne Einrichtung: Kopier deinen Bewertungslink und schick ihn deinem Kunden auf dem Weg, auf dem ihr sowieso schreibt. Link kopieren und Link teilen findest du als Schnellaktionen im Tool.

Vor Ort mit dem QR-Code

Druck die Kiosk-Seite oder den QR-Code aus und stell ihn dorthin, wo deine Kunden ohnehin kurz stehen bleiben – an die Theke, an den Empfang, auf den Tisch oder auf den Kassenbon. Sie scannen ihn und landen auf deinem Bewertungslink (siehe Dein Bewertungslink und QR-Code).

Anfragen automatisch verschicken lassen

Dafür brauchst du mindestens eine Vorlage – also den Text der Nachricht. Solange es keine gibt, zeigt die Seite Senden den Hinweis Noch keine Vorlagen und den Button Vorlage erstellen.

Kontakte (also wen du anschreibst) brauchst du für Massenkampagnen und automatisches Senden. Für eine Schnellanfrage nicht: Dort trägst du die Empfänger direkt ein. Du kannst deine erste Schnellanfrage also verschicken, bevor du überhaupt Kontakte angelegt hast.

Kontakte anlegen

Von Hand

Auf der Seite Kontakte öffnet Kontakte hinzufügen ein Formular mit einer Zeile pro Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail, Servicedatum und Servicezeit. Kein Feld ist Pflicht, aber jede Zeile braucht mindestens eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Mit Kontakt hinzufügen kommen weitere Zeilen dazu – bis zu 1.000 auf einmal.

Per CSV-Datei

Mit Aus CSV hochladen importierst du eine ganze Kundenliste auf einmal. Eine CSV-Datei ist eine einfache Tabelle, die du aus Excel, Google Sheets oder deinem Kassen- bzw. Terminsystem speichern kannst.

Deine Datei braucht diese Spalten (die Namen bleiben englisch):

Tipp: Lade zuerst die Beispieldatei herunter und füll sie aus. Das ist mit Abstand der schnellste Weg.

Zeilen ohne Telefonnummer und ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen. Mehr als 1.000 Kontakte auf einmal nimmt der Import nicht an – teil große Listen also auf.

Doppelte Einträge werden zusammengeführt

Gibt es einen Kontakt mit derselben Telefonnummer oder E-Mail-Adresse schon, wird er aktualisiert statt doppelt angelegt. Importierst du eine Liste, die sich mit einer älteren überschneidet, bekommt also niemand zwei Anfragen.

Bearbeiten und löschen

Mit dem Stift änderst du Vorname, Nachname, E-Mail und Telefonnummer – das Servicedatum lässt sich nachträglich nicht ändern. Der Papierkorb löscht den Kontakt, nachdem du es mit einem Häkchen bestätigt hast. Auf jeder Karte siehst du außerdem, wann der Kontakt angelegt wurde, sein Servicedatum und ob er schon angeschrieben wurde.

Einem einzelnen Kontakt schreiben

Kontakte, die noch keine Anfrage bekommen haben, zeigen ein Papierflieger-Symbol. Es öffnet Schnelle Anfrage senden: Vorlage wählen, sofort senden. Fehlt für den Kanal des Kontakts eine Vorlage, sagt dir ein Hinweis, welche du anlegen musst – zum Beispiel, wenn der Kontakt nur eine E-Mail-Adresse hat und es noch keine E-Mail-Vorlage gibt.

Vorlagen schreiben

Ohne Vorlage geht nichts raus

Unter Vorlagen › Neue Vorlage legst du in fünf Schritten eine Vorlage an: Name, Kanal, Vorlage, Erinnerung und eine Vorschau. Unten blätterst du mit Weiter und Zurück und sicherst mit Speichern. Fertige Vorlagen gibt es nicht – die Liste startet leer.

Den Kanal wählen

E-Mail geht immer. SMS und WhatsApp hängen von deinem Tarif ab (WhatsApp ab Tarif Wachstum). Für WhatsApp musst du außerdem erst eine WhatsApp-Nummer verbinden, vorher ist die Kachel ausgegraut (siehe Google und Bewertungsportale verbinden).

Wichtig: Den Kanal kannst du später nicht mehr ändern. Leg für jeden Kanal eine eigene Vorlage an.

Die Nachricht schreiben

E-Mail-Vorlagen brauchen einen Absender und einen Betreff. E-Mail- und WhatsApp-Vorlagen brauchen außerdem einen Button-Text (bis 25 Zeichen, Standard: „Bewertung schreiben“). Der Nachrichtentext ist schon mit einem funktionierenden Beispiel vorbelegt.

Mit Variablen setzt das Tool für jeden Kunden die passenden Angaben ein: Name, Standortname, Bewertungslink und Opt-Out-Link (Abmeldelink). Dabei gilt:

• E-Mail: Bewertungslink genau einmal, Abmeldelink genau einmal.
• SMS: Bewertungslink genau einmal. Der Abmeldelink ist nicht Pflicht, wir empfehlen ihn trotzdem.
• WhatsApp: Der Bewertungslink steckt im Button, deshalb gibt es diese beiden Variablen hier nicht.
• In E-Mail- und SMS-Vorlagen dürfen keine ausgeschriebenen Webadressen, E-Mail-Adressen oder HTML-Code stehen, sonst lässt sich die Vorlage nicht speichern.

Kurzlinks

Kurzlinks ist standardmäßig an und kürzt den Bewertungslink in der Nachricht. Schaltest du eine Erinnerung ein, wird immer gekürzt – auch wenn du Kurzlinks vorher ausgeschaltet hattest.

SMS: auf die Zeichen achten

Beim Schreiben einer SMS-Vorlage zeigt dir das Feld Anzahl der Zeichen, wie lang die Nachricht ist und wie viele SMS aus deinem Kontingent sie verbraucht. Eine SMS fasst 160 Zeichen – aber nur bei einfachem Text.

Tipp: Umlaute (ä, ö, ü), ß, Sonderzeichen und Emojis schalten die SMS in ein anderes Format um, in dem deutlich weniger Zeichen in eine SMS passen. Eine kurz wirkende Nachricht kann dann zwei oder drei SMS kosten. Schreib SMS deshalb kurz und schlicht und prüf vor dem Speichern den Zähler.

WhatsApp-Vorlagen werden geprüft

Eine neue WhatsApp-Vorlage steht erst auf Ausstehend und dann auf In Überprüfung, während WhatsApp sie prüft. Mit Status aktualisieren fragst du den Stand erneut ab. Dauert es länger als 24 Stunden, prüf deine WhatsApp-Verbindung unter Einstellungen › Integrationen › Textkanäle. Eine abgelehnte Vorlage steht auf Abgelehnt. Senden kannst du nur mit Vorlagen im Status Aktiv.

SMS- und E-Mail-Vorlagen kannst du später bearbeiten, WhatsApp-Vorlagen nicht.

Vorlagen verwalten

Jede Vorlagenkarte zeigt Kanal und Status. Vorschau zeigt dir die Nachricht genau so, wie sie ankommt – inklusive der eingestellten Erinnerung. Löschen fragt vorher noch einmal nach.

Erinnerungen einrichten

Was eine Erinnerung ist

Eine Erinnerung ist eine einzige Folgenachricht ein paar Tage nach der ersten Anfrage – nur an Kunden, die noch nicht reagiert haben. Du stellst sie in der Vorlage ein, nicht in der Kampagne.

Einschalten

Im Schritt Erinnerung schaltest du Erinnerung aktivieren (optional) ein und wählst unter Verzögerungstage 1 bis 7 Tage. Dann schreibst du den Erinnerungstext – mit eigenem Text und bei E-Mail auch eigenem Absender, Betreff und Button-Text. Pro Vorlage gibt es genau eine Erinnerung.

Wer sie bekommt

• SMS und WhatsApp: Kurz bevor die Erinnerung fällig ist, prüft das Tool, ob der Kunde in der ersten Nachricht einen Link angeklickt hat. Wenn ja, entfällt die Erinnerung.
• E-Mail: Sobald der Kunde in der ersten E-Mail einen Link anklickt, wird die Erinnerung gestrichen.

Schnellanfrage: sofort an einzelne Kunden

Wann sie passt

Eine Schnellanfrage geht sofort an die Personen, die du gerade einträgst – ideal direkt nach einem guten Termin. Öffne Senden, klicke auf Jetzt senden und wähle Schnellanfrage.

So geht’s

1. Kanal auswählen.
2. Empfänger eintragen: Name und E-Mail bzw. Telefonnummer. Mit Kunde hinzufügen kommen weitere dazu.
3. Das Einwilligungs-Häkchen setzen – es bestätigt, dass dein Kunde der Nutzung seiner Daten zugestimmt hat.
4. Vorlage wählen. Noch nicht freigegebene Vorlagen sind ausgegraut.

Danach geht die Anfrage sofort raus und du siehst „Anfrage erfolgreich gesendet“. Die Zustellung kann ein paar Minuten dauern.

Danach

Neue Empfänger werden automatisch in deine Kontakte übernommen und als angeschrieben markiert. So bleibt deine Liste „Nicht kontaktiert“ korrekt. Alle verschickten Schnellanfragen siehst du im Tab Schnellanfragen auf der Seite Senden.

Massenkampagne: viele Kunden auf einmal

Kampagne anlegen

Jetzt senden › Massenkampagne öffnet Neue Kampagne mit sechs Schritten:

1. Name der Kampagne (bis 50 Zeichen).
2. Kanal auswählen.
3. Liste auswählen: Nicht kontaktiert oder Alle Kontakte, jeweils mit Anzahl. Leere Listen sind ausgegraut.
4. Vorlage auswählen.
5. Zeitpunkt festlegen (siehe unten).
6. Zusammenfassung prüfen und Senden.

Am besten: „Nicht kontaktiert“

Trag neue Kunden laufend ein und schick einmal pro Woche eine Kampagne an Nicht kontaktiert. So wird jeder genau einmal gefragt, solange der Besuch noch frisch ist, und niemand bekommt doppelt Post. Alle Kontakte schreibt auch Kunden an, die schon gefragt wurden – nutz das nur bewusst.

Jetzt oder später senden

Mit dem Schalter „Planen Sie die Kampagne (optional)“ legst du Datum und Uhrzeit fest: frühestens 15 Minuten und höchstens 30 Tage im Voraus. Bleibt er aus, geht die Kampagne sofort raus.

Verteilt senden (Drip-Modus)

Mit Drip-Modus aktivieren (optional) gehen die Nachrichten nicht alle auf einmal raus, sondern nach und nach. Unter Senden alle legst du fest, wie oft eine Nachricht verschickt wird, und wählst als Intervall Minuten, Stunden oder Tage – mindestens 15 Minuten.

Das hat zwei Vorteile: Bei Google kommen nicht Dutzende Bewertungen am selben Nachmittag an, und du kannst eingehende Antworten in Ruhe bearbeiten.

So läuft der Drip-Zeitplan

Die erste Nachricht geht sofort raus – oder zum geplanten Zeitpunkt, wenn du beides kombinierst. Jede weitere folgt im eingestellten Abstand. Kontakte, die auf dem Kanal nicht erreichbar sind, werden übersprungen, ohne eine Lücke zu hinterlassen. Unter den Feldern siehst du, wie lange die Kampagne dauert, zum Beispiel „über 3 Tage verteilt“.

Zwei Grenzen gelten: Der Abstand muss mindestens 15 Minuten betragen, und die ganze Kampagne darf höchstens 30 Tage dauern. Bei einer langen Liste wählst du also einen kürzeren Abstand. In der Zusammenfassung steht der Drip-Modus dann zum Beispiel als „Eine Nachricht alle 15 Minuten – verteilt über 2 Tage“.

Kampagnen verfolgen und abbrechen

Im Tab Kampagnen stehen alle Kampagnen mit Name, Kanal, Datum, Anzahl der Kontakte und Status. Bearbeiten kannst du eine Kampagne nach dem Anlegen nicht. Solange sie noch geplant ist, erscheint ein Löschsymbol – Löschen ist der Weg, sie abzubrechen. Ist sie gelaufen, gelten ihre Kontakte als angeschrieben.

Wenn nichts rausgeht

Kontakte ohne passende Angabe werden übersprungen, nicht auf einen anderen Kanal umgeleitet: SMS und WhatsApp brauchen eine Telefonnummer, E-Mail eine E-Mail-Adresse. Ist niemand auf der Liste über den Kanal erreichbar, endet die Kampagne einfach. Jede Nachricht zählt außerdem gegen dein Monatskontingent (siehe Limits, Abrechnung und Kündigung).

Automatisches Senden

Was es macht

Automatisches Senden schreibt jeden neuen Kontakt einzeln an – eine feste Zeit, nachdem er angelegt wurde oder nach seinem Termin. So wird jeder Kunde im gleichen Moment seines Besuchs gefragt. Das funktioniert meist besser als eine feste wöchentliche Kampagne.

Einrichten

Schalte Aktivieren ein. Dann stellst du ein:

• Verzögerungsdauer und Verzögerungseinheit – wie lange gewartet wird: 15 bis 59 Minuten, 1 bis 23 Stunden oder 1 bis 30 Tage. Standard sind 15 Minuten.
• Auslöserdatum – ab wann gezählt wird: Hinzufügedatum (Kontakt angelegt) oder Servicedatum (Termin).
• Vorlage auswählen – welche Nachricht verschickt wird.

Mit Speichern ist alles aktiv.

Darauf solltest du achten

Wählst du Servicedatum, werden Kontakte ohne Servicedatum übersprungen – füll diese Spalte also aus oder nimm das Hinzufügedatum. Automatisches Senden schreibt nur Kontakte an, die noch keine Anfrage bekommen haben. Beim Einschalten wird also nicht plötzlich deine ganze bestehende Liste angeschrieben, und Änderungen an den Einstellungen lösen keine doppelten Anfragen aus.

Ein typisches Beispiel

15 Minuten nach dem Hinzufügedatum, mit deiner E-Mail-Vorlage: Ein Kontakt, den du um 10:00 Uhr anlegst, bekommt seine Anfrage um 10:15 Uhr – solange der Besuch noch frisch ist.

Die Opt-in-Seite

Kontakte selbst sammeln lassen

Die Seite Opt-In (ab Tarif Wachstum) ist eine öffentliche Seite, die du teilen oder als QR-Code ausdrucken kannst. Kunden tragen dort selbst ihre Daten ein und landen automatisch in deinen Kontakten – mit ihrer Einwilligung. Von dort kann das automatische Senden sie übernehmen.

Anpassen

Im Tab Haupt stellst du dein Logo und die Texte der Seite und ihrer Danke-Seite ein: Titel, Untertitel, Zustimmung, den Anmelde-Button sowie Bezeichnung und Platzhalter jedes Feldes. Leere Felder zeigen den Standardtext.

Im Tab Andere legst du fest, ob E-Mail erforderlich und/oder Telefonnummer erforderlich ist (mindestens eins von beiden). Außerdem gibt es Zum Bewertungslink weiterleiten und – ab Tarif Wachstum – Branding deaktivieren.

Direkt weiter zur Bewertung

Mit Zum Bewertungslink weiterleiten landet dein Kunde nach dem Absenden direkt auf deinem Bewertungslink statt auf der Danke-Seite – der beste Moment, um zu fragen. Seine Daten werden vorher in deinen Kontakten gespeichert, egal ob er danach bewertet oder nicht.

Teilen

Mit Opt-In-Link öffnen siehst du die Seite live, mit QR-Code herunterladen bekommst du einen Code zum Ausdrucken – für Theke, Speisekarte oder Schaufenster.

Abmelden

Jede Nachricht bietet einen Ausweg

E-Mail-Vorlagen müssen den Abmeldelink enthalten, in der E-Mail erscheint er als Unsubscribe-Link. In SMS-Vorlagen fügst du die Variable Opt-Out-Link ein – sie wird beim Versand durch einen funktionierenden Abmeldelink ersetzt. WhatsApp-Vorlagen haben keine Abmelde-Variable.

Was eine Abmeldung nicht macht

Eine Abmeldung löscht den Kontakt nicht und ist auf seiner Karte unter Kontakte nicht sichtbar – die Liste wird also nicht kürzer. Bittet dich ein Kunde direkt, ihn nicht mehr anzuschreiben, lösch ihn unter Kontakte, damit er in künftigen Kampagnen nicht mehr auftaucht.